Workflow personalizzati

Come funziona, in concreto

Il percorso di una conversazione è fatto di passi collegati fra loro. Ogni passo ha istruzioni proprie — può perfino avere una voce diversa — e fra un passo e l’altro c’è una condizione scritta in italiano: «se il cliente sta chiedendo di una fattura», «se ha già un appuntamento», «se chiede espressamente di parlare con una persona».

Non è un albero di tasti da premere. È l’assistente che capisce dove si trova la conversazione e prende la strada giusta, anche quando il cliente salta i passaggi o cambia argomento a metà.

Cosa può fare lungo il percorso

• Passare la chiamata — al reparto, alla persona di turno, al titolare. Con la condizione che decidi tu: per argomento, per orario, o perché l’ha chiesto chi chiama.
• Parlare con i tuoi strumenti — durante la conversazione l’assistente interroga il tuo gestionale, il CRM o qualunque servizio raggiungibile via web, e usa la risposta per rispondere. Disponibilità, prezzi, stato di una pratica: dati freschi, non una scheda scritta sei mesi fa.
• Controllare un’agenda e prenotare — verifica gli spazi liberi e fissa l’appuntamento mentre il cliente è ancora in linea.
• Consultare i tuoi documenti — listini, condizioni, procedure: quello che gli dai da leggere, lo usa per rispondere.
• Passare a un altro assistente — con competenze e tono diversi, quando la conversazione cambia natura. Il cliente non riattacca e non ricompone nulla.

Un esempio

Chi chiama viene accolto e gli si chiede di cosa ha bisogno. Da lì il percorso si apre: chi vuole un preventivo passa a un passo che fa le domande giuste e apre un lead; chi ha già un ordine passa a un altro che lo cerca nel tuo gestionale e ne legge lo stato; chi chiede di parlare con qualcuno viene passato in reparto, con quello che ha già detto riassunto per chi risponde.

Lo stesso numero, tre conversazioni diverse, nessuna persona impegnata a smistare.

Lo impostiamo noi

Qui non c’è un pannello da imparare: il percorso lo costruiamo noi sul tuo caso, partendo da come lavori davvero — chi risponde a cosa, in quali orari, cosa si può promettere e cosa no. Tu ci racconti il mestiere, noi lo traduciamo.

E quando qualcosa cambia — un reparto nuovo, un orario diverso, una domanda che arriva più spesso del previsto — si modifica il percorso, non si rifà l’assistente.

Da dove si parte

Dalle telefonate che ricevi adesso. Nella prima settimana l’assistente risponde e le raccoglie; quello che emerge — le tre domande che tornano sempre, la chiamata che va sistematicamente girata a qualcuno — diventa il percorso. Costruirlo prima di aver sentito i clienti veri significa indovinare.